Kako do što uspešnijih poslovnih sastanaka sa zaposlenima
Poslovni sastanci su jedan od ključnih segmenata svakog uspešnog poslovanja. Bilo da se radi o internacionalnoj kompaniji ili mikro preduzeću, mogućnost planiranja, dogovaranja i transparentne komunikacije koju oni nude je apsolutno neophodna ukoliko želite da vaš posao neometano napreduje u pravom smeru. Takođe, na poslovnim sastancima utvrđujete redosled posla, planirate potrebne korake i dajete priliku svojim zaposlenima da se upoznaju sa potrebama preduzeća u cilju poboljšanja efikasnosti i produktivnosti. Ne zaboravite koliko su povratne informacije ili eventualne kritike važne za razvoj poslovanja, pa pokušajte da uvek ostavite nešto vremena na kraju sastanka kako biste zaposlenima dali priliku da doprinesu rastu kompanije svojim mišljenjem.
Planiranje kao ključ
Svaki sastanak koji se vodi i cilju unapređenja poslovanja treba da bude brižljivo isplaniran unapred. Tema, cilj i tok sastanka su nešto što bi trebalo da kontrolišete ukoliko želite da postignete zadovoljavajuće rezultate. Pre svega, zakažite i najavite sastanak na vreme, kako bi veći deo zaposlenih mogao da mu prisustvuje, a da pritom posao ne trpi. Dinamična i aktivna atmosfera je poželjna u cilju razmenjivanja konstruktivnih mišljenja, ali morate imati u vidu da lako može doći do skretanja sa teme. Ostanite mirni i fokusirani kako biste u svakom momentu razgovor mogli da vratite u željeni kolosek. Sumiranje bitnih stavki na kraju sastanka je uvek dobra ideja, jer ćete na taj način najlakše utvrditi da li je utrošeno vreme bilo svrsishodno i da li u budućnosti nešto eventualno treba izmeniti. Osim toga, postarajte se da imate kratak zapisnik, kako biste uvek mogli da se podsetite na pređene tačke.
Opremanje konferencijske sale
Organizacija enterijera preduzeća izuzetno je važno pitanje, jer sam prostor može da utiče na prisutne pozitivno ili negativno i odredi dalji tok rada. Nedovoljno opremljen prostor može značajno usporiti napredak u radu, dok dobro organizovana kancelarija pozitivno deluje na produktivnost. Svaka konferencijska sala, bilo da se radi o manjem ili većem prostoru, trebalo bi da ima dovoljno radnog prostora i mesta za sedenje i izlaganje. Kako bi sastanci bili uspešni, potrebna je i odgovarajuća oprema za prezentovanje, računar i periferni uređaji, projektori, kao i vrlo korisna bela magnetna tabla sa pratećim priborom kako biste bili sigurni da svoje ideje predstavljate na pravi način. Ukoliko radite u vrlo dinamičnom okruženju, zvučna izolacija sale je poželjna kako ne biste ometali druge dok rade. Istovremeno, na ovaj način osiguravate mir i tišinu za vreme sastanka kako biste mogli da se koncentrišete na željenu temu.
Pozitivna atmosfera
Poslovni sastanci kod prisutnih mogu da izazovu čitav dijapazon emocija, ali je poželjno da se održava generalno pozitivna atmosfera kako se niko ne bi osećao neprijatno. Naročito su stresni sastanci koji za temu imaju evaluaciju rada ili nezadovoljstva zaposlenih, izmenu organizacione strukture i diskusiju o potrebnim izmenama radnog procesa. Ukoliko sastanku prisustvuje veliki broj ljudi, veća je i šansa da se u takvim slučajevima atmosfera naglo poremeti, odnosno počne da dominira negativna motivacija. Bez obzira na prirodu i cilj sastanka, pokušajte da ostanete mirni i pribrani kako biste u svakom trenutku priču mogli da vratite na željenu temu i promenite raspoloženje u prostoriji. Pozitivan stav ne samo da će podstaći zaposlene da aktivno učestvuju i iznose svoje mišljenje, već će blagotvorno uticati i na kompletnu strukturu preduzeća i obezbediti brže i lakše postizanje ciljeva.
Adekvatan prostor
Bilo da se radi o velikom, srednjem, malom ili mikro biznisu, prostor za održavanje sastanaka je vrlo važan. Ukoliko ne možete sebi trenutno da priuštite prostran radni prostor, možete da iskoristite postojeću kancelariju, uz male adaptacije i potrebnu opremu. Veličina, osvetljenost i temperatura prostora igraju veliku ulogu u načinu na koji će zaposleni reagovati i angažovati se tokom trajanja sastanka. Klaustrofobične, mračne, neprovetrene prostorije sa niskim plafonima nisu okruženje koje će pozitivno uticati na produktivnost. Zagušljive i tople prostorije, pogotovo u letnjim mesecima, negativno utiču na raspoloženje i misaone procese, pa se potrudite da zaposlenima obezbedite klima uređaje koji će održavati optimalnu temperaturu u prostoriji. Prirodno osvetljenje i obilje svetlosti dokazano pozitivno deluje na kognitivne procese, pa ukoliko nemate mogućnost prirodnog osvetljenja, pokušajte da LED osvetljenjem dobijete sličan efekat.
U cilju napretka kompanije, pokušajte da planirate i sprovodite poslovne sastanke kako biste osigurali dobru komunikaciju sa zaposlenima, jer je ona jedan od vodećih uslova napretka.
